Una herramienta muy útil para el buen funcionamiento de la plataforma de recobros es la elaboración de un Plan de Sucesión para las tareas asignadas a cada uno de los responsables y mandos del equipo.
En principio, aunque se puede plantear de diferentes maneras, el jefe de servicio o responsable de la plataforma desarrollará un documento donde se asignarán responsables para todas y cada una de las tareas que se desarrollan con frecuencia periódica dentro de la plataforma. También se designará a la persona que tiene que hacerlas en el caso de ausencia de la persona habitual, con lo cual quedará siempre cubierta su realización.
Básicamente, el documento consiste en una tabla donde se recogen los siguientes campos: Tarea, descripción, periodicidad, primera persona encargada, segunda persona encargada. Es importante que la descripción de la tarea sea lo suficientemente detallada como para sirva para llevarla a cabo. Un ejemplo sería:
DESCRIPCIÓN: Extracción del reporte "conexión y desconexión al sistema" y picado de datos en el archivo H:/SERVICIO/AGENTES/CONTROL DE ASISTENCIA/MES-AÑO.xls
PERIODICIDAD: Diaria
1º PERSONA ASIGNADA: José Pérez
2º PERSONA ASIGNADA: Juán Gómez
