COMUNICARSE CON EL EQUIPO

Dando cursos para coordinadores y supervisores de una variedad amplia de plataformas, he podido comprobar que en general uno de los aspectos donde están más verdes es en lo que respecta a la comunicación descendente.

Si sirve de consuelo, a mi también me pasó. Un buen día te encuentras de jefe de tus anteriores compañeros y no sabes bien como dirigirte a ellos; por una parte quieres destacar tu nueva situación de mando y por otro deseas seguir teniendo el mismo trato cordial que existía anteriormente. Pasan los días y la mayoría olvidamos cómo se sentía uno siendo gestor, con lo cual la comunicación acaba por deteriorarse totalmente.

Para recuperar el óptimo nivel de comunicación entre el mando y el gestor debemos recordad una serie de preceptos básicos:

1. Para ser eficientes en nuestro trabajo todos necesitamos información: trabajamos mejor cuando sabemos exactamente lo que esperan de nosotros.

2. El hecho de no comunicar, no significa que los subordinados dejen de hacerse preguntas: el gestor va a buscar respuestas en otras personas y es cuando aparecen los típicos rumores.

Hagamos memoria: ¿Qué queríamos saber cuando eramos gestores? o, desde otro punto de vista, ¿Qué información debemos dar a los gestores para que éstos estén satisfechos y realicen mejor su trabajo? Pues aquella información que les de una perspectiva de cómo es su trabajo en relación con el otras personas de la plataforma y con los objetivos marcados. En forma de datos, tablas, gráficos o como os parezca; pero el gestor debe estar informado de cómo lo está haciendo. Parece obvio pero no siempre se hace.

Dando por supuesto que las noticias negativas en forma de bronca van a caer, es absolutamente necesario que os recuerde que siempre debemos esforzarnos por comunicarle al gestor todas aquellas noticias o cuestiones que les permita sentirse integrados en la compañía, es decir, debemos hacerles partícipes de lo importantes que son para la empresa.

Si no estais convencidos de lo crucial que es mantener una comunicación contínua con los gestores (o con los coordinadores por parte del supervisor, por ejemplo), os voy a exponer algunos síntomas en forma de consecuencias de que la comunicación es deficiente:

- Hay lentitud en los procesos: El gestor no sabe exactamente el cómo, el dónde y el cuándo de lo que debe hacer.
- Existe desmotivación: El gestor no tiene sensación de pertenencia y deja de implicarse.

- Falta uniformidad en la acción: La comunicación se realiza por procedimientos aleatorios y nadie sabe cuál es el procedimiento correcto.

- Falta implicación: La sensación de que la plataforma carece de dirección eficiente, acaba inhibiendo a las gestores.

Y es que un tablón de anuncio y cinco minutos al día de briefing hace maravillas...

DATO MOROSIDAD 12/09

La morosidad del sistema financiero cierra 2009 en su mayor nivel en 14 años

La morosidad de los créditos concedidos por bancos, cajas de ahorros, cooperativas y establecimientos financieros de crédito a particulares y empresas ha cerrado el año 2009 en el 5,07%, su cota más alta desde 1996 cuando se situó en el 5,31%, según los datos hechos públicos por el Banco de España (BdE).

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DISMINUYEN LOS IMPAGOS AL COMERCIO

Los impagos al comercio registran el primer descenso interanual desde 2004. Bajaron un 34,8% en 2009

El importe de los efectos de comercio impagados por las familias y las empresas que operan en España sumaron 13.793 millones de euros en 2009, el 34,8% menos que en 2008, lo que supone el primer descenso interanual de este indicador de la marcha de la economía desde 2004.

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CONTROLAR LOS COSTES (II)

Hace unos días comencé a hablaros de los costes que tenemos en la plataforma y cómo minimizarlos ¿lo recordáis?. Básicamente, el primer paso es el de tener controlado el coste y productividad hora a hora por gestor. Y vuelvo a repetir como ya dije: conozco a un buen número de supervisores o responsables de plataforma que no controlan esos datos. Coge a uno y pregúntale ¿Cuánto debe recobrar un gestor para que sea rentable? ¿Me puedes decir cuánto nos costó ayer Fulano? Seguro que le pones en un aprieto.

¿No dispones de esos datos? Consíguelos: habla con informática, consigue que se apliquen los pagos más rápido, habla con el departamento de personal o con quien corresponda, pero consíguelos. Mientras, trabaja con datos reales y haz una estimación a partir de ellos que resulte fiable.

El objetivo de todo ésto es saber, primero, si estamos sobre-dimensionados (si el mismo trabajo se puede hacer con menos personas) y, segundo, si tenemos gestores cuya productividad es inferior a su coste. En el primer caso hay que tomar soluciones expeditivas, mientras que en el segundo debemos estudiar la trayectoria global del gestor o gestores que se encuentran en esa situación y si son reconducibles o no.

¿QUÉ MARCACIÓN UTILIZAR?

Dentro de los contact center de recobros disponemos de diversos tipos de marcación a los que recurrir: marcación manual, previsualización, semi automática, automática o progresiva y predictiva. Con una buena herramienta CTI podemos modificar el tipo y los parámetros de uso de las distintas tipologías y así optimizar la productividad y eficacia de los gestores telefónicos.

El recurso telefónico más agil de todos es la marcación predictiva que, como sabéis, es aquella que se adelanta a la disponibilidad de un gestor y lanza un número determinado de llamadas, "saltando" al gestor sólo aquella en la que se produce descuelgue. La he probado con éxito en servicios con un elevado número de registros (85% de eficacia en cobro para 60.000 registros); sin embargo es sólo eficaz para deuda muy temprana (hasta 45 días de antigüedad), descendiendo significativamente la eficacia a partir de esa fecha. El añadido del superior estrés para el gestor debe tenerse en consideración a la hora de implementar esta marcación.

La marcación automática o progresiva es aquella en la que se realiza la marcación sin intervencion del gestor siempre que éste se encuentre en situación de "disponible". Es la más usada para servicios outbound de gestión telefónica. En general es el sistema más aconsejable cuando se tiene una tasa de descuelgue razonablemente bueno y el estudio de la ficha del cliente no es complejo. Un gestor medio se adecúa en poco tiempo a este sistema sin mayores problemas.

Para deudas de mayor antigüedad o de estudio más complejo, que suelen requerir que el gestor acceda al histórico completo del cliente, se utiliza con frecuencia el sistema de previsualización o preview, donde el gestor es el que pide al sistema la marcación, o una marcación semiautomática con retardo, es decir, desde que el gestor está en disponible se le muestra en pantalla la ficha del nuevo cliente y la marcación se produce automáticamente transcurrido un tiempo previamente programado (15 segundos, 30 segundos, etc). Estos sistemas dotan de un alto grado de autonomía al gestor, por lo que es recomendado en deudas donde la implicación en la negociación sea alta, bien por la dificultad, bien por la existencia de determinados incentivos hacia el gestor.

La marcación manual no tiene sentido en un contact center de recobro, salvo en aquellos que no dispongan de integración CTI o no tengan informatizada la base de datos de sus deudores.

CONTROLAR LOS COSTES (I)

La espada de Damocles de todo responsable de plataforma: Cómo disminuir los costos de la campaña. Casi nada. Dentro de los gastos que puede controlar el jefe del servicio están los llamados costes directos y que incluyen los costes del personal de operaciones, los gastos telefónicos y cualquier otro gasto generado por la gestión del impagado (envío de cartas, burofax...) o producido directamente por el personal (viajes, hoteles...). Me centraré hoy en el gasto de personal, que se lleva la mayor parte del márgen y del sueño del supervisor:

Aunque parezca increible, en la inmensa mayoría de las plataformas que conozco (y que no han pasado por mi mano, claro) no se lleva un control de productividad frente al coste por gestor. Este control, que debería ser hora a hora, ha de enfrentar el coste salarial real que cada gestor me ocasiona ante la productividad monetaria que me genera. Y repito: hecho hora a hora.

Sin ese control, ya podemos amenazar con despidos, sacar el látigo, prohibir que la gente se ponga mala o poner velas a San Judas Tadeo: Sin ese control no estamos haciendo bien nuestro trabajo y daremos palos de ciego.

MOTIVAR A LOS GESTORES

Algo común en todos los contact center es la influencia notoria que ejercen los gestores más veteranos sobre el resto, y esto no necesariamente es negativo. El problema surge cuando el ambiente está marcado por las quejas continuas que estos trabajadores exteriorizan y que terminan minando el impulso de mejora profesional del resto de compañeros.

El primer envite del responsable que quiere trabajar en la mejora del clima laboral es el de recopilar y canalizar todas esas quejas: encuestas, reuniones, grupos de trabajo… El muro que se encuentra es el de la respuesta evasiva: las dificultades siempre son externas; los clientes, la base de datos, los otros departamentos, el argumentario, la aplicación informática…

Evidentemente todos esos factores y muchos otros pueden estar funcionando mal en nuestra plataforma, pero el gestor siempre tenderá a culpabilizar de todos los males a la infraestructura y al modelo de gestión, es decir, a factores que no dependen de ellos. Estos asuntos “de afuera” ocultan los verdaderos motivos internos: los factores que le generan insatisfacción laboral.

Cuando el responsable de una plataforma afronta ese monstruo draconiano llamado “motivación” suele centrarse en el tema monetario: salario e incentivos. Bien; todos queremos un aumento de sueldo, claro, pero su efecto motivador es corto en el tiempo si no atacamos el verdadero frente interno. No podemos motivar a alguien insatisfecho. El insatisfecho debe estar primero satisfecho para poder motivarle. Deberemos, por tanto, analizar las causas de la insatisfacción para eliminarlas y así poder motivar hacia el éxito.

Los motivos más frecuentes de la insatisfacción de los gestores, descartando los temas económicos, es el de la rutina en la realización del trabajo y la carencia de procedimientos claros o directrices que le obligan a actuar según su propio criterio. No nos referimos a la “capacidad de toma de decisiones”, algo que aparece como agente motivador en los libros del tema; más bien se trata de que el gestor está cansado de “hago lo que buenamente creo que es lo mejor porque nadie me ha dicho cómo actuar: si acierto nadie me va a felicitar y si meto la pata me va a caer una bronca”.

Algunas herramientas simples pero efectivas para disminuir la insatisfacción (y los reproches) son:

• Operativa de trabajo clara y sin ambigüedades.
• Formación técnica efectiva y completa que minimice el “preguntar al compañero”.
• Gestores o coordinadores de apoyo para resolver dudas.
• Libertad de decisión: dejar pensar por uno mismo. La llamada se resuelve con inteligencia, no siguiendo un guión.
• Potenciar la rotación de funciones.
• Flexibilidad en turnos de trabajo.
• Premiar la creatividad en la resolución de llamadas.